Was Franchise-Geber und Partner beachten müssen
Seit 2025 müssen alle Franchise-Partner im B2B-Bereich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten – unabhängig von Umsatz oder Betriebsgröße. Auch wenn die Verpflichtung zur Ausstellung erst später greift, entsteht unmittelbarer Handlungsbedarf. Die Zentrale sollte geeignete technische Lösungen zentral bereitstellen oder empfehlen, um eine einheitliche Umsetzung im gesamten Netzwerk zu ermöglichen. Schnittstellen zu Lieferanten, Dienstleistern und Behörden müssen überprüft und technisch angepasst werden. Zentrale Beschaffungsplattformen und gemeinsame Buchhaltungsprozesse sind davon unmittelbar betroffen. Ohne diese Maßnahmen drohen Medienbrüche, Buchungsfehler und unnötige Verzögerungen im operativen Ablauf.
Vorteile für Franchise-Systeme nutzen
Standardisierte Prozesse sind ein Kernelement vieler Franchise-Systeme – und hier bietet die E-Rechnung konkrete Vorteile. Wiederkehrende Abrechnungen wie Lizenzgebühren, Marketingumlagen oder zentrale Wareneinkäufe lassen sich digital automatisieren. Die Zentrale behält so jederzeit den Überblick über Fristen und Zahlungsziele und reduziert gleichzeitig den administrativen Aufwand. Auch die Datenqualität steigt: Fehlerhafte oder verspätete Eingaben lassen sich durch einheitliche Formate vermeiden. Gleichzeitig verbessert sich die Transparenz im System: Die Zentrale erkennt offene Posten und Zahlungseingänge standortübergreifend – unabhängig vom Digitalisierungsgrad der einzelnen Partnerbetriebe.
Stolpersteine für Franchisenehmer und Zentrale
Für viele Franchise-Nehmer bedeutet die Einführung der E-Rechnung eine Umstellung – insbesondere bei bisherigen Arbeitsweisen mit Word-Vorlagen oder einfachen Programmen. Die Einführung geeigneter Software, Schulung der Mitarbeitenden und Kompatibilitätsprüfungen mit der Zentrale sind zentrale Aufgaben. Auch Franchise-Geber sind gefordert: Sie müssen Vorgaben definieren, unterstützende Schulungen anbieten und sicherstellen, dass alle Systempartner technisch auf demselben Stand arbeiten. Ein dezentral organisiertes Franchise-System wird nur dann reibungslos funktionieren, wenn alle Beteiligten dieselben Standards einhalten.
FAQ zur E-Rechnung im Franchising
Betrifft die Pflicht zur E-Rechnung auch einzelne Franchise-Partner?
Ja, sobald ein Franchise-Nehmer im B2B-Geschäft tätig ist, muss er seit 2025 E-Rechnungen empfangen können – auch wenn er nicht zur Ausstellung verpflichtet ist.
Welche Formate sind innerhalb eines Franchise-Systems empfehlenswert?
ZUGFeRD eignet sich besonders gut, da es ein hybrides Format mit menschenlesbarem PDF und maschinenlesbaren XML-Daten ist. Es ist leicht integrierbar und wird von vielen ERP-Systemen unterstützt.
Welche Aufgaben ergeben sich für Franchise-Geber?
Sie sollten zentrale Vorgaben definieren, Schulungen anbieten und sicherstellen, dass Partnerbetriebe geeignete Softwarelösungen nutzen. Eine koordinierte Einführung reduziert Fehler und sorgt für einheitliche Standards.
Welche Rolle spielt die Franchisezentrale in der Umsetzung?
Die Zentrale ist oft das organisatorische Rückgrat des Systems. Sie sollte aktiv die Umstellung begleiten, Support anbieten und für Kompatibilität zwischen den Beteiligten sorgen.
Wie reduzieren Franchise-Partner den Aufwand?
Cloudbasierte Buchhaltungstools mit E-Rechnungsfunktionalität sind einfach zu implementieren und bieten eine kostengünstige Möglichkeit, gesetzeskonform zu arbeiten – ohne umfangreiche IT-Infrastruktur.
